บทความที่น่าสนใจ

หลังจากพิจารณาเรซูเม่และสัมภาษณ์ผู้สมัครงานเสร็จแล้ว ก็ถึงขั้นที่ฝ่ายทรัพยากรบุคคล (HR) จะมาพิจารณาประเมินผล ตลอดจนสรุปคัดเลือกคนที่เหมาะสมที่สุดเข้าทำงาน แน่นอนว่าหากเป็นคนที่ยังไม่เคยร่วมงานกับบริษัทมาก่อน การที่ฝ่าย HR จะรู้จักคนนั้นอย่างถ่องแท้คงเป็นไปได้ยาก แต่หากผู้สมัครงานเหล่านี้แสดงศักยภาพหรือลักษณะบางอย่างให้เราสัมผัสได้ ก็เป็นสัญญาณที่ดีที่มีแต้มต่อให้ฝ่าย HR ตัดสินใจได้ดียิ่งขึ้น มาลองดูกันว่าสัญญาณที่ดีเหล่านี้มีอะไรกันบ้าง

การ เลิกจ้างพนักงาน หรือการ ไล่ออก เป็นกระบวนการที่สร้างความตึงเครียดให้กับทุกฝ่ายที่เกี่ยวข้อง ทั้งตัวพนักงานที่ตกงาน หัวหน้าที่ต้องตัดสินใจ หรือกระทั่ง HR ที่ต้องดำเนินการดังกล่าว ทำให้กระบวนการเลิกงานแทบจะเป็นขั้นตอนสุดท้ายที่จะเกิดขึ้นกับพนักงานคนหนึ่ง ซึ่งหลายครั้งที่พนักงานเองไม่คาดฝันว่าตัวเองจะตกงานด้วยซ้ำ เนื่องจากการเลิกจ้างมักไม่มีสัญญาณใด ๆ บ่งบอกล่วงหน้า เว้นแต่เกิดขึ้นเพราะประสิทธิภาพการทำงานที่ย่ำแย่ของตัวพนักงานเอง

ระบบบันทึกเวลาเข้า-ออกงานยังคงมีความจำเป็นกับองค์กรอยู่ แต่การจะปรับตัวให้ทันตามยุคดิจิตอลนั้นสามารถปรับระบบนี้ให้มีความทันสมัยและสะดวกสบายขึ้นได้ ซึ่งเทรนด์แห่งออฟฟิศยุคดิจิตอลที่กำลังมานั้นก็คือการปรับระบบบันทึกเวลาเข้า-ออกงานสู่ระบบออนไลน์ (Online Time Attendance Management) ที่เชื่อมต่อกับระบบคลาวด์ (Cloud System) ที่เป็นฐานข้อมูลกลางเดียวกัน และมีการเชื่อมต่อกับอุปกรณ์หลากหลายรูปแบบเพื่ออำนวยความสะดวกให้กับพนักงานในการบันทึกเวลาเข้าออกงานด้วย ตั้งแต่การสแกนลายนิ้วมือผ่านสมาร์ทโฟน, การใช้ GPS ช่วยยืนยันและระบุตำแหน่งเพื่อเป็นหลักฐาน, ไปจนถึงการสามารถใช้สมาร์ทโฟนในการบริหารจัดการงานบุคคลต่างๆ อาทิ วันขาด-ลา-มาสาย ที่สามารถส่งขออนุมัติผ่านทางสมาร์ทโฟนได้ และฝ่ายบุคคลตลอดจนผู้บริหารก็สามารถกดอนุมัติผ่านสมาร์ทโฟนได้ทันทีเช่นกัน นอกจากความสะดวกสบายแล้วข้อมูลยังมีความปลอดภัยอีกด้วย และสามารถประมวลผลได้หลากหลายรูปแบบ ทั้งยังมีความถูกต้อง แม่นยำ และรวดเร็ว ซึ่งนี่คือเทรนด์ของออฟฟิศยุคดิจิตอลอย่างแท้จริง

ประกาศรับสมัครงานที่ดีย่อมมีประสิทธิภาพในการชักจูงผู้สมัครอยากเข้ามาร่วมงานกับบริษัท ในขณะเดียวกันมันก็สามารถสร้างภาพลักษณ์ที่ดีให้กับองค์กรได้ในคราวเดียวกัน ดังนั้นฝ่าย HR ควรใส่ใจให้ดี ตั้งแต่หน้าตาไปจนถึงข้อมูล ที่สำคัญควรสื่อสารอย่างจริงใจ ไม่โกหก หรือเอาเปรียบ บางครั้งการทำประกาศที่อยากเรียกคนมาสนใจนั้นอาจเกิดจากความนึกสนุก ความไม่เหมาะสมอาจทำให้ภาพลักษณ์องค์กรแย่ลงได้เหมือนกัน หรือประกาศบางครั้งที่ใช้คำจูงใจ แต่โกหก หรือบอกไม่เคลียร์ เพื่อสร้างความเข้าใจผิด เมื่อผู้สนใจเข้ามาสมัครแล้วไม่เป็นไปตามข้อมูลที่ได้รับ ก็อาจทำให้เกิดการเสียความรู้สึกได้เช่นกัน หรือบางทีอาจทำให้บริษัทไร้ความน่าเชื่อถือไปเลยก็เป็นได้

หากจะประเมินผลการทดลองงาน ควรดำเนินการแต่เนิ่นๆ แล้วอย่ารอจนถึงวันสุดท้าย นายจ้างจำนวนมากที่มาหาฝ่ายบุคคลในวันที่ 120 พอดี หากเป็นกรณีไม่พิจารณาจ้างงานต่อ จะถือว่าเป็นเรื่องสุ่มเสี่ยงต่อกฎหมายเป็นอย่างมาก เพราะกระบวนการบางอย่างอาจต้องใช้เวลาดำเนินการมากกว่า 1 วัน อาจทำให้เกินช่วงระยะเวลาที่กำหนด 120 วัน และทำให้บริษัทต้องจ่ายค่าชดเชยได้ การดำเนินการที่ช้าที่สุดนั้นอาจต้องทำให้ทันภายในวันที่ 119 ซึ่งจะปลอดภัยกว่า

คนรุ่นใหม่คือกำลังสำคัญในตลาดแรงงานแห่งอนาคต นี่จึงเป็นช่วงสำคัญที่เหล่าองค์กร ผู้ประกอบการ นายจ้าง หรือแม้กระทั่ง HR ต้องเรียนรู้และทำความเข้าใจทัศนคติเกี่ยวกับการทำงานที่เปลี่ยนไปของคนรุ่นใหม่ เพื่อที่ว่าบริษัทจะเลือกพนักงานใหม่เก่ง ๆ เข้ามาร่วมทีม ผ่านการดู “ทักษะความสามารถ” มากกว่า “ระยะเวลา” ในการทำงาน เพราะประสบการณ์ทำงานไม่ได้วัดที่เวลาอย่างเดียว

หากคุณปัดตกผู้สมัครงานบางคนไปเพียงเพราะตำแหน่งงานที่เขารับสมัครเข้ามาไม่ตรงกับสาขาที่เขาเรียนจบ คุณอาจกำลังทำผิดพลาดโดยไม่รู้ตัว ลองเปิดมุมองใหม่ๆสำหรับตัวคุณเองด้วยเหตุผลที่ ควรจ้างพนักงานที่มาจากหลากหลายอาชีพเข้าทำงาน

เราเชื่อว่าพนักงานออฟฟิศหลายคนคงรู้สึกอึดอัดกับระบบตอกบัตรเข้างานของบริษัท แต่พนักงานออฟฟิศอีกหลายคนก็คงจะเริ่มชินชาและเห็นว่าเป็นเรื่องปกติที่ทำกันหรือก็แค่ปฎิบัติตามให้เสร็จๆ ไปเท่านั้น ในขณะเดียวกันก็มีคำถามเกิดขึ้นมามากมายว่าระบบตอกบัตรจะทำให้การทำงานมีประสิทธิภาพจริงหรือ แล้วมันยังควรจะมีอยู่ต่อไปจริงหรือเปล่า

จากปัญหาการขาดแคลนแรงงานที่เกิดขึ้นในช่วงหลายปีที่ผ่านมา ทำให้หลายๆ องค์กรมีความคิดเริ่มหาวิธีรักษาบุคลากรเอาไว้ให้อยู่กับองค์กรให้ได้นานมากขึ้น นอกจากการรักษาพนักงานไว้แล้ว การคิดหาวิธีการทำให้องค์กรมีประสิทธิภาพมากขึ้นก็เป็นเรื่องที่มีความสำคัญ ในการสร้างหรือปฏิรูปองค์กรให้มีการพัฒนาอย่างยั่งยืนได้นั้นมีองค์ประกอบมากมาย แต่ในบทความครั้งนี้เราจะขอพูดถึง การออกแบบองค์การ ตั้งแต่ความหมายจนไปถึงความสำคัญ

ระลอกเก่ายังไม่จบ ระลอกใหม่ก็อาจจะมาอีกและดูเหมือนจะเพิ่มขึ้นรวดเร็วยิ่งกว่าเดิม ทำให้หลายๆองค์กรวันนี้ต่างพากันถอนหายใจ ความตื่นกลัวที่เคยมีเริ่มกลายเป็นความเบื่อหน่าย เกิดเป็นศัพท์ใหม่ในองค์กรมากมาย เช่น “pandemic fatigue” , “mental fog” , “work-life blur” และ “endless wait” การรอคอยอย่างไม่มีจุดจบ วัคซีนที่เราต่างรอคอยนั้นอาจเป็นเหมือนแสงสว่างที่ปลายอุโมงค์

เรื่องสวัสดิการนั้นไม่เพียงแต่จะช่วยดูแลสาระทุกข์สุกดิบให้กับคนในองค์กรแต่เพียงเท่านั้น มันยังสามารถสร้าง Work-Life Balance ในเรื่องการทำงานและการใช้ชีวิตให้สมดุลกันด้วย นอกจากนี้สวัสดิการที่ดียังช่วยทำให้พนักงานเกิดความซื่อสัตย์กับองค์กรและอยากทำงานให้ในระยะยาว เป็นการซื้อใจพนักงานได้ดีวิธีหนึ่งทีเดียว รวมถึงเป็นเครื่องจูงใจให้พนักงานใหม่ๆ อยากเข้ามาร่วมงานกับบริษัทได้เป็นอย่างดีทีเดียว

ในยุคที่ทุกข้อมูลมีความสำคัญต่อการวิเคราะห์และพัฒนาไม่ว่าจะเรื่องใดก็ตามนั้น การเสนอแนะ (Feedback) ถือว่าเป็นสิ่งสำคัญอย่างยิ่ง ตลอดจนยุคนี้เป็นยุคที่มีเสรีภาพสูง ทุกคนมีสิทธิที่จะแสดงความคิดเห็น และมีการเคารพในความคิดเห็นที่แตกต่างกันมากขึ้น การตอบกลับจึงเป็นเสมือนเสียงสะท้อนสำคัญที่จะทำให้เกิดการสื่อสารสองทาง ได้รับรู้ข้อมูลหลากหลายมิติ และสามารถนำไปใช้ประโยชน์ในการปรับปรุงแก้ไขข้อผิดพลาดให้ดีขึ้น หรือพัฒนาจุดแข็งให้ดียิ่งขึ้นไปอีก

หัวใจสำคัญของการสร้างทีมสัมพันธ์ก็คือการสร้างความสามัคคีในการทำงานร่วมกัน ความสามัคคีจะทำให้ทุกคนในองค์กรสามารถร่วมมือกันขับเคลื่อนองค์กรให้ประสบความสำเร็จได้ กระบวนการสร้างทีมสัมพันธ์ที่ขาดไม่ได้เลยก็คือการที่สร้างให้ทุกคนมีส่วนร่วมและแสดงความคิดเห็นร่วมกันอย่างเท่าเทียม และยอมรับซึ่งกันและกัน

Digital Footprint คือเรื่องที่ทุกคนกำลังตื่นตัวเป็นอย่างมาก เพราะเกี่ยวข้องกับความเป็นส่วนตัวบนโลกออนไลน์ ไม่ว่าคุณจะพิมพ์อะไร คลิกอะไร หรือกดไลก์สเตตัสไหน ก็ล้วนทิ้งร่องรอยไว้ในโลกดิจิทัลทั้งหมด หลายปีมานี้ Digital Footprint จึงได้รับการพูดถึงกันมากขึ้นในทุกวงการ ทั้งสายเทคโนโลยี สื่อมวลชน หรือการตลาด หรือแม้กระทั่งฝ่ายทรัพยากรบุคคลที่เริ่มนำร่องรอยบนโลกดิจิทัลมาเป็นส่วนหนึ่งในการสรรหา ตรวจสอบ และคัดเลือกพนักงานเข้าสู่องค์กร

เพราะโลกทุกวันนี้เปลี่ยนแปลงไปจากเดิมอย่างสิ้นเชิง โดยเฉพาะการเกิดขึ้นของ COVID-19 ที่เร่งปฏิกริยาให้ทุกองค์กรต้องปรับเปลี่ยนตัวเองเพื่อเข้าสู่การทำงานในยุคดิจิทัลมากขึ้น วงการ HR ก็เช่นกัน เพราะหลายปีก่อนมีหลาย ๆ สำนักระบุไปในทิศทางเดียวกันว่า HR เองก็ต้องพร้อมสู่การเปลี่ยนแปลงในโลกดิจิทัล หรือที่เราเรียกกันว่า HR Transformation

หลายองค์กรเลือกที่จะมองข้าม Employee Recognition ไป ส่วนบางองค์กรก็มีวัฒนธรรม Employee Recognition ที่แข็งแรง สิ่งนี้คงแสดงออกมาเป็นภาพลักษณ์องค์กรที่คนทำงานจะเข้าใจ และเห็นกันอยู่ชัด ๆ ว่า องค์กรที่มี Employee Recognition จริงจัง ก็ประสบปัญหาเรื่องคนน้อยกว่า เพราะทุกคนต่างขับเคลื่อนองค์กรไปข้างหน้าได้อย่างพร้อมเพรียงกัน

คงไม่มีช่วงเวลาไหนของมนุษย์ชาติที่ ‘ทักษะ’ ในการบริหารงานทีมงานแบบทางไกลหรือที่เราเรียกว่า ‘Remote work’ จะสำคัญมากเท่าวันนี้มาก่อน การระบาดของเชื้อไวรัสได้กดดันให้บริษัทจำนวนมากต้องปรับตัว ปรับใจ และปรับวิธีการทำงานที่ถือได้ว่าท้าทาย และสำหรับบริบทของประเทศไทยเราถือว่าสิ่งนี้เป็น ‘ของใหม่’ เลยก็ว่าได้

Job Description (JD) หรือ คำบรรยายลักษณะงาน นี้เปรียบเสมือนหางเสือเรือที่จะนำพาเรือไปถูกทิศไม่หลงทาง หากองค์กรใดใส่ใจ Job Description เป็นอย่างดี ปัญหาต่างๆ ในระบบการทำงานก็มักจะไม่เกิดขึ้น เพราะ Job Description ที่ดีนั้นจะสามารถบ่งบอกบทบาทและหน้าที่ของแต่ละคนในองค์กรได้อย่างชัดเจน ไม่ทำงานทับซ้อน ล้ำเส้น แสดงโครงสร้างการทำงานทั้งบริษัทได้อย่างกระจ่าง

การวิเคราะห์งานนั้นเป็นพื้นฐานสำคัญของการเข้าใจตำแหน่งงานทั้งหมดในองค์กร รวมถึงเป็นพื้นฐานในการเข้าใจโครงสร้างการทำงานและรูปแบบองค์กรด้วยเช่นกัน ซึ่งผู้ที่ดำเนินการในการวิเคราะห์งานก็จำเป็นต้องมีความรู้ความเข้าใจในการเก็บข้อมูล เพราะฉะนั้นการวิเคราะห์งานนั้นไม่สามารถทำได้เพียงระยะเวลาอันสั้น แต่อาศัยการเก็บข้อมูลที่ละเอียด ชัดเจนและถูกต้อง เพื่อให้ได้ข้อมูลทีมีประสิทธิภาพและเป็นข้อมูลสำหรับ Job Description และ Job Specification ในลำดับต่อมา

ท่านผู้อ่านบางท่านอาจจะสงสัยว่าทำไมผมจึงตั้งชื่อเรื่องบทความนี้ว่า “HR Analytics จากอดีตปัจจุบัน สู่อนาคต” ใช่แล้วครับ HR Analytics ไม่ใช่เรื่องใหม่ แต่เป็นเรื่องที่มีการทำมานานแล้วตั้งแต่ยุคก่อนปฏิวัติอุตสาหกรรม แล้วค่อย ๆ ต่อยอดกันขึ้นมาตามพัฒนาการขององค์ความรู้และเทคโนโลยีต่าง ๆ ที่พัฒนาทันสมัยขึ้น ในบทความนี้ เราจะมาค่อยๆ ไล่เรียงกันดูนะครับว่าเรื่องนี้มีที่มาที่ไปอย่างไร และทำไมปัจจุบันจึงยิ่งทวีความสำคัญขึ้นมากต่อการแข่งขันและความสำเร็จขององค์กร แต่ก่อนที่เราจะถอยลงไปรีวิวประวัติศาสต์โดยย่อของ HR Analytics ร่วมกัน ผมอยากจะชวนทุกท่านมาทำความเข้าใจถึงความหมายของเรื่องนี้กันก่อนนะครับว่า HR Analytics คืออะไร